Il sera la bible de toute entreprise qui souhaite développer une stratégie de dématérialisation et de facture électronique.
> Télécharger le guide
dimanche 21 février 2010
Guide de la facture numérique et de la dématérialisation
Édité par la Fédération Nationale des Tiers de Confiance, ce guide de la facture électronique fait le point sur la dématérialisation des factures et ses conséquences opérationnelles, juridiques et fiscales.
Il sera la bible de toute entreprise qui souhaite développer une stratégie de dématérialisation et de facture électronique.
> Télécharger le guide
Il sera la bible de toute entreprise qui souhaite développer une stratégie de dématérialisation et de facture électronique.
> Télécharger le guide
mercredi 10 février 2010
Héberger son ERP
L'hébergement d'un ERP est une chose importante et stratégique. On ne peut pas opter pour un erp sans prendre un hébergement adapté.
A lire cette analyse des problématiques d'un hébergement ERP.
A lire cette analyse des problématiques d'un hébergement ERP.
mardi 9 février 2010
Les nécessités techniques d'un hébergement Web
Une note rapide pour signaler cet article dédiés à l'hébergement Web. On rappel qu'un hébergement Web professionnel ne peut se passer d'une externalisation auprès d'un professionnel capable d'assurer continuité de services, sécurité, back-up redondant et mise à jour des unix.
Dans le cadre d'une solution de GED, un hébergement dédié Web est nécessaire pour éviter de perdre tous les contenus du jour au lendemain...
> Article de Alma CS dédié à l'hébergement Web
Dans le cadre d'une solution de GED, un hébergement dédié Web est nécessaire pour éviter de perdre tous les contenus du jour au lendemain...
> Article de Alma CS dédié à l'hébergement Web
samedi 6 février 2010
Vidéo ludiques destinées à expliquer les avantages de la Gestion Electronique des Dossiers
NOVAXEL, numéro un de la GED intuitive, lance aujourd'hui une série de clips vidéo ludiques destinés à expliquer les avantages de sa solution logicielle d'organisation des entreprises par la Gestion Electronique des Dossiers. L'approche choisie est celle du Serious Game, jugé bien adapté à la fois aux sujets à traiter et aux cibles visées.
Au total, ce sont dix clips qui ont été créés
· Installation de Novaxel sur serveur
· Installation de Novaxel sur poste client
· La numérisation
· Le plan de classement (indexation)
· La capture d'impression
· Le classement des e-mails
· Les recherches
· La génération des PDF
· Les documents bureautiques
· La gestion des droits
Parmi ces dix clips, celui qui s'intéresse au classement des messages électroniques est le premier à être mis en avant.
« De nos jours, on constate que c'est par la voie de l'email que 90% de l'information arrive dans l'entreprise,» souligne Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de Novaxel. « Or la messagerie a une forte tendance à être vue par l'utilisateur comme un outil personnel, que chacun organise –ou n'organise pas- selon ses goûts.
Ce nouvel état de fait a surgi il y a une dizaine d'années, il prend en 2010 une ampleur énorme et a engendré des conséquences parfois désastreuses pour l'entrepreneur. Pensez qu'il fut un temps pas si éloigné, que des personnes encore en activité ont connu, où tout le courrier arrivait sur un bureau pour être ensuite distribué à l'intérieur de l'entreprise. Maintenant il tombe directement dans des boîtes email.
Même chose pour le courrier sortant, qui était alors dactylographié en trois exemplaires : l'original partait pas la Poste, deux exemplaire sur papier pelure restaient dans l'entreprise : l'un dans un classeur nommé 'chrono' où s'empilait le courrier par date, l'autre dans le classeur approprié au sujet. A présent, tout cela est réparti dans les boîte Outlook ou Lotus Notes de tous les collaborateurs. Tout a été dispersé, le manager n'a plus la vision globale, chacun a sa petite organisation, les règles de classement ont éclaté, c'est l'un des paradoxes apportés par l'ère de l'informatique omniprésente. Et en plus la facilité et la gratuité de l'email provoquent une inflation d'échanges. »
La GED, c'est aussi le Green Electronic Document
« Passer par un Serious Game nous a semblé bien correspondre à la cible que nous voulons toucher, celle que l'on a nommée la Génération Y, qui a grandi devant un écran, de télé d'abord puis d'ordinateur, qui a vu l'arrivée des jeux vidéo, qui est à l'aise pour communiquer par la technologie, apprécie les échanges ludique et est si habile à faire circuler le buzz sur Internet, » ajoute Martine Joulia-Cubizolles. « Le Serious Game est d'ailleurs bien adapté au marketing viral en associant intention sérieuse et ressort ludique ; ces 'jeux sérieux' permettent de dérouler une pédagogie amusante ; je parle de pédagogie, car s'organiser n'est pas naturel ; la rigueur, cela s'apprend, s'enseigne ; à tel point que Novaxel a été choisi pour figurer dans les manuels scolaires des principaux éditeurs que sont Hachette, Nathan et Foucher, pour l'édition 2009/2010 du programme de formation des BTS. »
« Le management a besoin d'accéder à la connaissance accumulée dans l'entreprise, qui est souvent de nos jours disséminée, fragmentée ; il en a besoin pour obtenir une vision globale et mieux décider. Nous ne pratiquons pas la GED en nous focalisant sur les tuyaux, les flux mais comme un concept d'organisation pour travailler autrement, et désormais aussi comme une approche aidant au respect de l'environnement, ce que nous appelons chez Novaxel le Green Electronic Document ! »
Pour voir le clip sur la gestion des emails sur YouTube :
http://www.youtube.com/watch?v=ahi4sVityT4
Pour voir le clip sur la gestion des emails sur le site de Novaxel :
http://www.novaxel2.com/assludique/videos/episode6_Emails/
Au total, ce sont dix clips qui ont été créés
· Installation de Novaxel sur serveur
· Installation de Novaxel sur poste client
· La numérisation
· Le plan de classement (indexation)
· La capture d'impression
· Le classement des e-mails
· Les recherches
· La génération des PDF
· Les documents bureautiques
· La gestion des droits
Parmi ces dix clips, celui qui s'intéresse au classement des messages électroniques est le premier à être mis en avant.
« De nos jours, on constate que c'est par la voie de l'email que 90% de l'information arrive dans l'entreprise,» souligne Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de Novaxel. « Or la messagerie a une forte tendance à être vue par l'utilisateur comme un outil personnel, que chacun organise –ou n'organise pas- selon ses goûts.
Ce nouvel état de fait a surgi il y a une dizaine d'années, il prend en 2010 une ampleur énorme et a engendré des conséquences parfois désastreuses pour l'entrepreneur. Pensez qu'il fut un temps pas si éloigné, que des personnes encore en activité ont connu, où tout le courrier arrivait sur un bureau pour être ensuite distribué à l'intérieur de l'entreprise. Maintenant il tombe directement dans des boîtes email.
Même chose pour le courrier sortant, qui était alors dactylographié en trois exemplaires : l'original partait pas la Poste, deux exemplaire sur papier pelure restaient dans l'entreprise : l'un dans un classeur nommé 'chrono' où s'empilait le courrier par date, l'autre dans le classeur approprié au sujet. A présent, tout cela est réparti dans les boîte Outlook ou Lotus Notes de tous les collaborateurs. Tout a été dispersé, le manager n'a plus la vision globale, chacun a sa petite organisation, les règles de classement ont éclaté, c'est l'un des paradoxes apportés par l'ère de l'informatique omniprésente. Et en plus la facilité et la gratuité de l'email provoquent une inflation d'échanges. »
La GED, c'est aussi le Green Electronic Document
« Passer par un Serious Game nous a semblé bien correspondre à la cible que nous voulons toucher, celle que l'on a nommée la Génération Y, qui a grandi devant un écran, de télé d'abord puis d'ordinateur, qui a vu l'arrivée des jeux vidéo, qui est à l'aise pour communiquer par la technologie, apprécie les échanges ludique et est si habile à faire circuler le buzz sur Internet, » ajoute Martine Joulia-Cubizolles. « Le Serious Game est d'ailleurs bien adapté au marketing viral en associant intention sérieuse et ressort ludique ; ces 'jeux sérieux' permettent de dérouler une pédagogie amusante ; je parle de pédagogie, car s'organiser n'est pas naturel ; la rigueur, cela s'apprend, s'enseigne ; à tel point que Novaxel a été choisi pour figurer dans les manuels scolaires des principaux éditeurs que sont Hachette, Nathan et Foucher, pour l'édition 2009/2010 du programme de formation des BTS. »
« Le management a besoin d'accéder à la connaissance accumulée dans l'entreprise, qui est souvent de nos jours disséminée, fragmentée ; il en a besoin pour obtenir une vision globale et mieux décider. Nous ne pratiquons pas la GED en nous focalisant sur les tuyaux, les flux mais comme un concept d'organisation pour travailler autrement, et désormais aussi comme une approche aidant au respect de l'environnement, ce que nous appelons chez Novaxel le Green Electronic Document ! »
Pour voir le clip sur la gestion des emails sur YouTube :
http://www.youtube.com/watch?v=ahi4sVityT4
Pour voir le clip sur la gestion des emails sur le site de Novaxel :
http://www.novaxel2.com/assludique/videos/episode6_Emails/
mercredi 3 février 2010
Gestion de Bibliothèque en Open Source
EVER TEAM, le leader français des logiciels de gestion documentaires, proposera désormais un logiciel complet de gestion de bibliothèque en mode Open Source. Cette nouvelle offre, baptisée OpenFlora est une solution intégrée conçue dans le respect des normes métier et des standards informatiques, avec une couverture fonctionnelle SIGB complète, dédiée à la gestion et à la valorisation de l'ensemble des collections des bibliothèques.
L'impact de la crise économique contraint les responsables de bibliothèques à revoir leurs budgets à la baisse sans pour autant stopper leurs projets de modernisation. Pour répondre à cette nouvelle donne, EVER TEAM a décidé d'offrir aux bibliothécaires la possibilité de mettre en œuvre une version Open Source de Flora Library, le logiciel de bibliothèques leader en France, tout en respectant leurs contraintes structurelles et financières. OpenFlora capitalise sur le savoir faire d'EVER TEAM depuis 20 ans dans le domaine des bibliothèques et évoluera en parallèle à Flora Library, dont il est issu, afin de satisfaire les besoins de la base installée.
Cette annonce stratégique permettra aux bibliothèques de relancer des projets d'équipement et permettra de créer une véritable communauté d'utilisateurs autour de la solution de gestion de bibliothèques OpenFlora. Ces dernières pourront alors facilement faire évoluer l'offre en fonction de leurs attentes, notamment en matière de Web 2.0. La compétence de partenaires intégrateurs et consultants experts de l'environnement Flora comme le Groupe SERDA contribuera à garantir le succès des projets OpenFlora chez leurs futurs clients.
La version d'OpenFlora certifiée par EVER TEAM bénéficiera d'une offre complète de support et de maintenance avec plusieurs niveaux de prestation. Les développeurs de la communauté disposeront quant à eux de nombreuses ressources et d'une forge pour héberger les sources de leurs projets. EVER TEAM mettra à disposition de ses clients et partenaires des prestations à forte valeur ajoutée : formation, conseil, paramétrages à la demande, ou transfert de compétences.
Les autres logiciels de la gamme Flora (Flora Musées et Flora Archives) continueront à être commercialisés sous licence, comme les modules additionnels pour OpenFlora (GED, RFID, etc…). Les utilisateurs de Flora Library continueront à bénéficier des prestations de maintenance auxquelles ils sont habitués.
« Pour les 20 ans d'EVER TEAM, nous souhaitons offrir à nos clients et aux nombreuses bibliothèques françaises les moyens de déployer OpenFlora et bénéficier de toute sa richesse fonctionnelle dans un cadre budgétaire limité. Cette décision devrait largement contribuer à redynamiser le marché et créer une nouvelle émulation au sein de notre communauté d'utilisateurs. Le passage à l'Open Source est plus que jamais une réponse pertinente et adaptée aux besoins et attentes de nos clients dans le secteur des bibliothèques» déclare Jacques SEBAG, Directeur général d'EVER TEAM.
L'impact de la crise économique contraint les responsables de bibliothèques à revoir leurs budgets à la baisse sans pour autant stopper leurs projets de modernisation. Pour répondre à cette nouvelle donne, EVER TEAM a décidé d'offrir aux bibliothécaires la possibilité de mettre en œuvre une version Open Source de Flora Library, le logiciel de bibliothèques leader en France, tout en respectant leurs contraintes structurelles et financières. OpenFlora capitalise sur le savoir faire d'EVER TEAM depuis 20 ans dans le domaine des bibliothèques et évoluera en parallèle à Flora Library, dont il est issu, afin de satisfaire les besoins de la base installée.
Cette annonce stratégique permettra aux bibliothèques de relancer des projets d'équipement et permettra de créer une véritable communauté d'utilisateurs autour de la solution de gestion de bibliothèques OpenFlora. Ces dernières pourront alors facilement faire évoluer l'offre en fonction de leurs attentes, notamment en matière de Web 2.0. La compétence de partenaires intégrateurs et consultants experts de l'environnement Flora comme le Groupe SERDA contribuera à garantir le succès des projets OpenFlora chez leurs futurs clients.
La version d'OpenFlora certifiée par EVER TEAM bénéficiera d'une offre complète de support et de maintenance avec plusieurs niveaux de prestation. Les développeurs de la communauté disposeront quant à eux de nombreuses ressources et d'une forge pour héberger les sources de leurs projets. EVER TEAM mettra à disposition de ses clients et partenaires des prestations à forte valeur ajoutée : formation, conseil, paramétrages à la demande, ou transfert de compétences.
Les autres logiciels de la gamme Flora (Flora Musées et Flora Archives) continueront à être commercialisés sous licence, comme les modules additionnels pour OpenFlora (GED, RFID, etc…). Les utilisateurs de Flora Library continueront à bénéficier des prestations de maintenance auxquelles ils sont habitués.
« Pour les 20 ans d'EVER TEAM, nous souhaitons offrir à nos clients et aux nombreuses bibliothèques françaises les moyens de déployer OpenFlora et bénéficier de toute sa richesse fonctionnelle dans un cadre budgétaire limité. Cette décision devrait largement contribuer à redynamiser le marché et créer une nouvelle émulation au sein de notre communauté d'utilisateurs. Le passage à l'Open Source est plus que jamais une réponse pertinente et adaptée aux besoins et attentes de nos clients dans le secteur des bibliothèques» déclare Jacques SEBAG, Directeur général d'EVER TEAM.
Révolution dans le monde de la GED
Si le coût moyen d’une licence d’un logiciel de GED se situe entre 800 et 1300 EUR, M-Files annonce à moins de 400 Euro la licence nominative et moins de 600 Euros pour la licence flottante (concurrente). Le coût d’acquisition n’étant pas seulement basé sur le coût des licences mais aussi sur celui de la mise en place d’un tel système (installation, prototypage, déploiement, etc.). A ce titre, M-Files permet de réduire les coûts de mise en place de par sa simplicité innovante.
M-Files est une GED Client/Serveur dans un environnement Windows et se fait donc remarquer sur le marché pour l’exploit qu’il représente en terme de facilité d’utilisation, de mise en route, d’administration et de performance. Pour les utilisateurs de Windows 2000, XP ou Vista, M-Files apporte l’avantage de rester dans l’environnement habituel : l’Explorateur de Fichiers de Windows pour accéder aux documents. Telle une unité réseau, et d’offrir tout ce que l’on demande à une solution GED ; centralisation des documents, collaboration, arborescence dynamique, moteur de recherche sur les métadonnées ou le contenu des documents, historique des versions (traçabilité), verrouillage/publication, workflow/gestion des processus de validation d’un document, notifications par eMail (au cas par cas ou automatisées), import et archivage des emails, droits d’accès aux documents, gestion des utilisateurs et des groupes intégrée et totalement compatible Active Directory, rapidité d’accès, mode nomade, Accès Web via Internet ou pour les postes sous Linux ou Mac...
Le réel point fort est pour l’utilisateur. Pas de nouvelle interface.
Juste l’Explorateur de fichiers de Windows. Toutes les informations nécessaires d’un document sont visibles simplement en sélectionnant le document. Toutes les actions se font par un simple clic-droit sur le document : propriétés, historique, verrouillage, relations inter-documents, affectation à un utilisateur (l’envoi par mail d’une notification est automatique et transparente), changement d’étape du document dans un flux de travail, etc. Déposer un document dans M-Files est aussi simple qu’un glisser/déposer.
M-Files ouvre alors une case de dialogue vous demandant ce qu’est le document. On choisit parmi une liste de types de documents concoctée pour les besoins (Facture, Devis, Article de Presse, PV de réunion, Correspondance, Photo, Relevé bancaire, etc.) et, en fonction du type choisi, une liste de métadonnées sont à remplir, obligatoire ou non.
Les autorisations sont automatiquement définies et le document est alors publié et classé. Depuis Word, un simple ‘Enregistrer sous’ en choisissant le Coffre M-Files, comme si on choisissait un lecteur réseau, se fait le plus naturellement possible.
Coté ‘Dossiers’ de l’Explorateur, les répertoires traditionnels de Windows sont remplacés par des Dossiers bleus qui sont, en réalité, des vues dynamiques. Une sorte de méthode ‘logique’ de classement du document. Par exemple, voir les documents par Client, puis par Projet. Ainsi, on peut voir des documents dans plusieurs vues même si le document n’existe qu’à un seul et unique endroit. Une facture que l’on verra classée dans la vue ‘Client/Projet/Factures’ sera aussi visible dans une vue dédiée aux factures ‘Factures en cours de traitement’ qui affichera des ‘sous-dossiers’ différents en fonction que la facture soit ‘Validée’, ‘Payée’ ou encore ‘En Litige’. Coté serveur, les Administrateurs réseau apprécieront la facilité avec laquelle on configure, on déploie, on sauvegarde, on restaure les Coffres M-Files ou encore que l’on met en place le WebAccess sur un IIS. La encore, M-Files se démarque par une architecture souple, ergonomique et performante qui trouve sa place dans un serveur Windows 2000 ou 2003 sans alourdir celui-ci de composants serveur complexes et critiques. La console d’administration de M-Files est un modèle de simplicité de configuration par clics.
M-Files est donc une GED complète qui offre aussi une architecture ouverte capable de s’interfacer aux progiciels de gestion de l’entreprise (ERP, CRM,...) grâce à ses APIs et sa capacité à se connecter facilement à toutes les Bases de Données. Des solutions de numérisation sont envisageable grâce aux fonctionnalités d’import et de classement automatisé.
Voilà donc un outil qui tient ses promesses à savoir "faciliter l’accès aux documents et à l’information de l’entreprise". L’entreprise retrouve une gestion "fonctionnelle" de ses documents et ’exit’ les dossiers traditionnels Windows lourds et inadaptés.
Cependant, si M-Files se caractérise par ses qualités, il n’exonèrera pas l’entreprise de passer par une réelle réflexion sur la façon de classer et de gérer le cycle de vie des documents. L’implantation d’une telle solution n’en sera, d’ailleurs, que plus facile. Un investissement qu’il n’est pas absurde d’envisager tellement les avantages sont nombreux. Il faudra maintenant passer le cap de la réflexion à celui du ’Go !’.
M-Files est distribué par StreamDesign (www.streamdesign.fr/m-files/) pour la France et quelques pays francophones. Contact : contact2 [at] streamdesign.fr Site Officiel M-Files : www.m-files.fr
mardi 2 février 2010
A lire chez ArchiMag : ECM et Ged open source
Le succès des solutions de gestion électronique de documents (Ged) open source s’explique notamment par l’importance du spectre fonctionnel couvert.
Ces solutions permettent de proposer au marché des offres de Ged complètes utilisant des formats ouverts et reposant sur les meilleurs composants libres. Il est possible de manière industrielle d’accéder à de nombreuses fonctionnalités avancées qui couvrent toutes les étapes du cycle de vie d’un document.
> Lire la suite
Ces solutions permettent de proposer au marché des offres de Ged complètes utilisant des formats ouverts et reposant sur les meilleurs composants libres. Il est possible de manière industrielle d’accéder à de nombreuses fonctionnalités avancées qui couvrent toutes les étapes du cycle de vie d’un document.
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Hébergement Haute Disponibilité, le blog
Hébergement Haute Disponibilité est un blog dédié à l'actualité des solutions d'hébergement et de gestion de contenus en ligne.
Hébergement Haute Disponibilité, le blog qui vous en dit plus sur les solutions d’hébergement CMS et GED.
News, communiqués, bibliographie et avis d’expert, HHD est le blog d’actualité dédié aux hébergements de haut niveau.
Être disponible, avoir recours au bon hébergeur, savoir ce qu’un temps de rétablissement veut dire… les hébergements de site Web sont devenus un enjeu dans le monde des sites Internet. Le taux de disponibilité est également un critère qui sera, entre autres, gage du succès de votre site Internet, de votre site e-commerce voire de votre référencement
> Le blog HHDD : http://hebergement-haute-disponibilite.blogspot.com/
Hébergement Haute Disponibilité, le blog qui vous en dit plus sur les solutions d’hébergement CMS et GED.
News, communiqués, bibliographie et avis d’expert, HHD est le blog d’actualité dédié aux hébergements de haut niveau.
Être disponible, avoir recours au bon hébergeur, savoir ce qu’un temps de rétablissement veut dire… les hébergements de site Web sont devenus un enjeu dans le monde des sites Internet. Le taux de disponibilité est également un critère qui sera, entre autres, gage du succès de votre site Internet, de votre site e-commerce voire de votre référencement
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lundi 1 février 2010
La GED une application critique qui mérite le bon hébergement
Les solutions GED, qu'elles soient open source ou propriétaires, méritent un hébergement d'applications critiques. Les données sont tellement importantes et le nombre d'utilisateurs peut compliquer la gestion des serveurs.
> Lire cette analyse des solutions d'hébergement critiques
dimanche 31 janvier 2010
Le document intelligent dans l'entreprise
Des chercheurs de Palo Alto (PARC) travaillent à un logiciel qui catégorise les informations d’un document, selon leur sensibilité et leurs destinataires. Imaginez que lors de la production d’un document vous puissiez déterminer les informations lisibles en fonction de leur lecteur,
un seul document et plusieurs lectures.
Nous devons dès maintenant, dès la création d’un document, l’organiser pour le rendre intelligent, classer et hiérarchiser les données selon leur sensibilité et bien sûr en fonction des différents types de destinataire. (page, colonne, zone, etc.)
Pour la sécurité et la confidentialité mais surtout et peut être est-ce la première finalité,
donnez la bonne information, au bon moment,à la bonne personne.
En fonction du profil utilisateur, voir uniquement et traiter les données utiles, quel profit !
Ne VOIR que les informations indispensables dans le processus normal sans pollution de données inutiles et parfois troublantes.
Sans oublier bien sûr que cette approche facilite la sécurisation des documents et leurs archivages.
___________________________________________________________
Repenser l’organisation humaine de l’entreprise
pour que la bonne personne (dans l’entreprise, ou hors de l’entreprise)
dispose de la bonne information (l’information nécessaire pour atteindre les objectifs recherchés)
au bon moment. (productivité et durée optimale)
Des acteurs, des tâches, des documents, des objectifs !!!
L’entreprise, une organisation complexe doit faire face avec les NTIC à un afflux d’informations de plus important et souvent mal canalisé.
Or chacun des acteurs, du chef d’entreprise à l’exécutant, pour jouer harmonieusement leurs rôles, a besoin de disposer de l’information utile et nécessaire à la prise de décision ou de son exécution au bon moment.
Un mot clé : la traçabilité active.
Savoir qui doit faire et qui a fait définissent le mode organisationnelle de l’ entreprise, de la création d’un document, la diffusion dans et hors de l’entreprise à l’archivage. En effet, dès la création d’un document, doivent être définis, les fonctions, les intervenants, les rôles, et les procédures pour valider et diffuser le document dans et hors de l’entreprise jusqu’à l’archivage.
Dès son entrée dans l’entreprise, le document, quelque soit son mode d’entrée : courrier, fax, mèl, sms, message…
Un circuit de circulation du document doit être proposé, ce circuit de validation et de diffusion pouvant être amendé en temps réel.
Toutes ces définitions étant enregistrées dans un moteur de règles de gestion.
Ce moteur étant suffisamment souple pour s’enrichir au fur et à mesure. et pour alimenter au fil du temps, l’organisation correspondante au schéma très complet de la structure de l'entreprise.
> LIRE LA SUITE SUR CAP 75
un seul document et plusieurs lectures.
Nous devons dès maintenant, dès la création d’un document, l’organiser pour le rendre intelligent, classer et hiérarchiser les données selon leur sensibilité et bien sûr en fonction des différents types de destinataire. (page, colonne, zone, etc.)
Pour la sécurité et la confidentialité mais surtout et peut être est-ce la première finalité,
donnez la bonne information, au bon moment,à la bonne personne.
En fonction du profil utilisateur, voir uniquement et traiter les données utiles, quel profit !
Ne VOIR que les informations indispensables dans le processus normal sans pollution de données inutiles et parfois troublantes.
Sans oublier bien sûr que cette approche facilite la sécurisation des documents et leurs archivages.
___________________________________________________________
Repenser l’organisation humaine de l’entreprise
pour que la bonne personne (dans l’entreprise, ou hors de l’entreprise)
dispose de la bonne information (l’information nécessaire pour atteindre les objectifs recherchés)
au bon moment. (productivité et durée optimale)
Des acteurs, des tâches, des documents, des objectifs !!!
L’entreprise, une organisation complexe doit faire face avec les NTIC à un afflux d’informations de plus important et souvent mal canalisé.
Or chacun des acteurs, du chef d’entreprise à l’exécutant, pour jouer harmonieusement leurs rôles, a besoin de disposer de l’information utile et nécessaire à la prise de décision ou de son exécution au bon moment.
Un mot clé : la traçabilité active.
Savoir qui doit faire et qui a fait définissent le mode organisationnelle de l’ entreprise, de la création d’un document, la diffusion dans et hors de l’entreprise à l’archivage. En effet, dès la création d’un document, doivent être définis, les fonctions, les intervenants, les rôles, et les procédures pour valider et diffuser le document dans et hors de l’entreprise jusqu’à l’archivage.
Dès son entrée dans l’entreprise, le document, quelque soit son mode d’entrée : courrier, fax, mèl, sms, message…
Un circuit de circulation du document doit être proposé, ce circuit de validation et de diffusion pouvant être amendé en temps réel.
Toutes ces définitions étant enregistrées dans un moteur de règles de gestion.
Ce moteur étant suffisamment souple pour s’enrichir au fur et à mesure. et pour alimenter au fil du temps, l’organisation correspondante au schéma très complet de la structure de l'entreprise.
> LIRE LA SUITE SUR CAP 75
l’AERES se dote de la GED freedom
L’Agence d’Evaluation de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur (AERES) se dote de la GED freedom pour sa documentation et le suivi des évaluations.
L’AERES a choisi freedom pour faciliter les échanges entre les experts, les entités et les structures administratives, tout en consolidant les informations au sein d’un unique dispositif. La souplesse de freedom et sa capacité d’adaptation par simple paramétrage va permettre de réaliser ce projet essentiel en un minimum de temps tout en étant parfaitement respectueux des standards documentaire et d’échange d’information.
A propos de l’AERES
L’Agence d’Evaluation de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur (AERES), est l’autorité publique indépendante chargée d’évaluer les établissements d’enseignement supérieur et les organismes de recherche, l’activité de recherche des unités de recherche, les formations et les diplômes des établissements d’enseignement supérieur, sous contrat quadriennal avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.
A propos d’anakeen
anakeen développe freedom (free document management) et permet à ses clients de bénéficier de sa haute expertise en terme de processus informationnel. anakeen paramètre et met en oeuvre sa solution de gestion de contenu d’entreprises (ECM) selon le modèle open source, sans coût de licence et sur le principe de prestations et souscription. La première version de freedom a été publiée en 2004, mais sa mise sur le marché a commencé il y a 6 mois.
Le premier cas pédagogique sur la GED
Deux professeurs de l’ESCEM s’appuient sur NOVAXEL pour réaliser le premier cas pédagogique sur la GED.
LYON, le 28 septembre 2009 – NOVAXEL, numéro un de la solution GED intuitive, met à l’honneur le tout premier cas pédagogique réalisé sur la Gestion Electronique de Documents, par une équipe pédagogique composée de deux professeurs de l’ESCEM (Groupe Ecole Supérieure de Commerce Et de Management Tours-Poitiers).
Pour la toute première fois, un cas pédagogique portant sur les usages et les applications de la Gestion Electronique de Documents (GED) en entreprise a été réalisé, suivant l’initiative de deux professeurs de l’ESCEM, Géraldine de la Rupelle, professeur de Systèmes d’Information et Anne-Marie Fray, professeur de Ressources Humaines. L’ESCEM aborde le thème des nouvelles technologies dans le cadre du cours de 30 heures dispensé sur le Management des Systèmes d’Information depuis 1997. La solution GED étant une technologie nécessaire à un nombre de plus en plus important d’entreprises, notamment celles qui comme les assurances gèrent un grand volume de papier, il était tout naturel de présenter aux élèves le procédé et ses applications, tels qu’ils pourront les rencontrer sur leur parcours professionnel. Cette étude de cas, basée sur le témoignage client de la société ALLIANZ et sur l’aide technique de NOVAXEL, a donc pour vocation d’aider les élèves à mieux appréhender le concept, les enjeux et la démarche d’une solution GED , et de leur permettre d’en comprendre l’intérêt grâce à des démonstrations pratiques dans une situation réelle.
Pourquoi avoir choisi ALLIANZ et NOVAXEL pour illustrer cette étude ?
Géraldine de la Rupelle explique ce choix : « Le cas de la société ALLIANZ est apparu comme une belle illustration de la Gestion Electronique de Documents en entreprise : en tant qu’assureur ALLIANZ, est amené à gérer une grande quantité de papier et la mise en place et l’usage de la solution GED NOVAXEL chez les agents se révèle être une réussite tant sur le plan technologique qu’organisationnel. D’autre part, le secteur des assurances est attractif pour les diplômés des Ecoles de Commerce, l’étude de cas était un bon moyen de le leur faire découvrir un peu plus concrètement. Ensuite, NOVAXEL est reconnu comme le leader, l’éditeur de référence sur le marché de la Gestion Electronique de Documents. Il est important de souligner que NOVAXEL s’est montré rapidement précurseur dans son domaine et son expérience nous a confortées dans notre choix. Enfin, NOVAXEL partage des valeurs communes avec celles de l’ESCEM : engagement, intégrité, curiosité et humilité ».
Au-delà de l’aide pédagogique pratique que cette étude pourra apporter aux élèves, elle sera également mise à disposition des enseignants et des formateurs en entreprise au format DVD ou en téléchargement payant uniquement sur le site de NOVAXEL. Ce public d’enseignants est très attentif à ce type de produits, d’autant plus que les cas d’applications sont rares - surtout en termes de contenus multimédia, qui procurent une dimension interactive à l’apprentissage.
Le DVD contient des vidéos, notamment l’interview d’un directeur d’agence ALLIANZ en région parisienne, le témoignage de la personne en charge du monitorat informatique ALLIANZ et l’intervention de Jean-Dominique Romieux, PDG de NOVAXEL. Plusieurs démonstrations de la solution de GED NOVAXEL sont également intégrées sur le DVD pour en comprendre facilement le fonctionnement.
Et pour tout achat de l’étude sur la GED entre le 1er octobre et 31 octobre, NOVAXEL prend à sa charge 50% du prix total de l’étude : soit 750€ seulement (au lieu de 1500€).
Il y a aussi du nouveau pour cette rentrée scolaire 2009 : ce n’est pas moins de 200 établissements scolaires publics et privés en France, dispensant une formation BTS, qui intégreront de 1 à 3 jours de formation sur la solution GED , à leur programme d’enseignement scolaire.
Le logiciel de GED NOVAXEL a été retenu comme référence par les principaux éditeurs de manuels scolaires que sont Hachette, Nathan et Foucher, pour l’édition 2009/2010 du programme de formation des BTS.
Il est essentiel de maîtriser la solution GED pour être capable de trouver le bon document au bon moment et maintenir ainsi un niveau d’organisation optimal. Le gain de temps et les économies dégagées sont considérables, car il faut savoir que l’organisation est l’aspect le plus souvent négligé et que son absence peut coûter cher à l’entreprise.
Là où un simple navigateur trouve ses limites dans le classement et la recherche des documents, NOVAXEL, le logiciel dédié à l’organisation électronique des documents, propose de nombreuses fonctions adaptées à chaque métier avec une grande simplicité d’utilisation.
Une version pédagogique du logiciel NOVAXEL sera offerte à tous les établissements scolaires qui en feront la demande à vpe@novaxel.tm.fr, afin de permettre aux élèves de découvrir ces nouvelles pratiques désormais au programme.
Hébergement haute disponibilité Alfresco
Hébergement Alfresco est une solution open source qui fait office de référence dans le cadre de la politique de gestion des contenus corporate. L'entreprise qui souhaite disposer d'une véritable solution de gestion de ses contenus internes stratégique serait bien inspirée de s'en reprise à une solution comme Hébergement Alfresco.L'Hébergement Alfresco repose sur une démarche open source avec une grande communauté d'utilisateurs. Ainsi, fort de cette communauté, Hébergement Alfresco, dispose quotidiennement d'amélioration. Un Hébergement Alfresco permet d'optimiser la gestion du contenu d'entreprise
> Solution gestion du contenu d'entreprise & hébergement Alfresco
GED et E-commerce
Perfect Sale propose une solution technologique pour les entreprises associant solution GED et e-commerce en ligne.
Vous bénéficiez de cette manière d'un environnement de GED (GED + Wiki + Blog interne) afin de développer au mieux votre activité en ligne de e-commerce
La solution de GED e-commerce de Perfect Sale, c'est :
> Voir l'offre de Perfect Sale : GED e-commerce
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La solution de GED e-commerce de Perfect Sale, c'est :
- Wiki
- Création de répertoire
- Création de pages HTML
- Stockage de documents (PDF, DOC, OpenOffice...)
- Tracker de gestion de projet
- Accès sous login mot de passe
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samedi 30 janvier 2010
Gestion de votre documentation : instructions de collecte et tri des archives
Recensement des tableaux de gestion réalisés en 2008 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2009/031 du 31 décembre 2009
Recensement des tableaux de gestion d'archives réalisés en 2007 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2009/022 du 22 septembre 2009
Gestion des archives dans le cadre de la réforme de l'organisation des services territoriaux de l'Etat
Instruction DPACI/RES/2009/007 du 23 mars 2009
Lettre conjointe des ministres de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales et de la culture aux préfets et hauts commissaires
Recensement des tableaux de gestion d'archives réalisés en 2006 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2008/013 du 2 septembre 2008
Instruction DPACI/RES/2009/031 du 31 décembre 2009
Recensement des tableaux de gestion d'archives réalisés en 2007 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2009/022 du 22 septembre 2009
Gestion des archives dans le cadre de la réforme de l'organisation des services territoriaux de l'Etat
Instruction DPACI/RES/2009/007 du 23 mars 2009
Lettre conjointe des ministres de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales et de la culture aux préfets et hauts commissaires
Recensement des tableaux de gestion d'archives réalisés en 2006 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2008/013 du 2 septembre 2008
Recensement des tableaux de gestion d'archives réalisés en 2005 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2007/015 du 10 septembre 2007
Instruction DPACI/RES/2007/015 du 10 septembre 2007
Recensement des tableaux de gestion élaborés par les services d'archives départementales en 2004
Instruction DPACI/RES/2006/009 du 15 septembre 2006
Instruction DPACI/RES/2006/009 du 15 septembre 2006
Modalités de délivrance du visa d'élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique
Instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005
Instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005
Suivi des questions soulevées par la décentralisation de certaines compétences
Instruction DPACI/RES/2005/014 du 29 juillet 2005
Instruction DPACI/RES/2005/014 du 29 juillet 2005
Liste des tableaux de gestion élaborés par les services d'archives départementales en 2003
Instruction DPACI/RES/2005/016 du 21 septembre 2005
Instruction DPACI/RES/2005/016 du 21 septembre 2005
Gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État
Circulaire du 2 novembre 2001
Circulaire du 2 novembre 2001
Modèle de convention par laquelle les archives d'un établissement public national peuvent être remises en dépôt à un service départemental d'archives
Note AD 11866 du 24 novembre 1993
Note AD 11866 du 24 novembre 1993
Un knol dédié aux solution de GED et Documentaire
La gestion électronique des documents est cruciale et stratégique dans un monde où la majeure partie des échanges se font par documents numérique formatés ou non (PDF, DOC, Open Office) et par courrier électronique. Comment développer sa solution du GED et documentaire.
A lire ce Knol dédié aux solutions ged et documentaire.
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