Si le coût moyen d’une licence d’un logiciel de GED se situe entre 800 et 1300 EUR, M-Files annonce à moins de 400 Euro la licence nominative et moins de 600 Euros pour la licence flottante (concurrente). Le coût d’acquisition n’étant pas seulement basé sur le coût des licences mais aussi sur celui de la mise en place d’un tel système (installation, prototypage, déploiement, etc.). A ce titre, M-Files permet de réduire les coûts de mise en place de par sa simplicité innovante.
M-Files est une GED Client/Serveur dans un environnement Windows et se fait donc remarquer sur le marché pour l’exploit qu’il représente en terme de facilité d’utilisation, de mise en route, d’administration et de performance. Pour les utilisateurs de Windows 2000, XP ou Vista, M-Files apporte l’avantage de rester dans l’environnement habituel : l’Explorateur de Fichiers de Windows pour accéder aux documents. Telle une unité réseau, et d’offrir tout ce que l’on demande à une solution GED ; centralisation des documents, collaboration, arborescence dynamique, moteur de recherche sur les métadonnées ou le contenu des documents, historique des versions (traçabilité), verrouillage/publication, workflow/gestion des processus de validation d’un document, notifications par eMail (au cas par cas ou automatisées), import et archivage des emails, droits d’accès aux documents, gestion des utilisateurs et des groupes intégrée et totalement compatible Active Directory, rapidité d’accès, mode nomade, Accès Web via Internet ou pour les postes sous Linux ou Mac...
Le réel point fort est pour l’utilisateur. Pas de nouvelle interface.
Juste l’Explorateur de fichiers de Windows. Toutes les informations nécessaires d’un document sont visibles simplement en sélectionnant le document. Toutes les actions se font par un simple clic-droit sur le document : propriétés, historique, verrouillage, relations inter-documents, affectation à un utilisateur (l’envoi par mail d’une notification est automatique et transparente), changement d’étape du document dans un flux de travail, etc. Déposer un document dans M-Files est aussi simple qu’un glisser/déposer.
M-Files ouvre alors une case de dialogue vous demandant ce qu’est le document. On choisit parmi une liste de types de documents concoctée pour les besoins (Facture, Devis, Article de Presse, PV de réunion, Correspondance, Photo, Relevé bancaire, etc.) et, en fonction du type choisi, une liste de métadonnées sont à remplir, obligatoire ou non.
Les autorisations sont automatiquement définies et le document est alors publié et classé. Depuis Word, un simple ‘Enregistrer sous’ en choisissant le Coffre M-Files, comme si on choisissait un lecteur réseau, se fait le plus naturellement possible.
Coté ‘Dossiers’ de l’Explorateur, les répertoires traditionnels de Windows sont remplacés par des Dossiers bleus qui sont, en réalité, des vues dynamiques. Une sorte de méthode ‘logique’ de classement du document. Par exemple, voir les documents par Client, puis par Projet. Ainsi, on peut voir des documents dans plusieurs vues même si le document n’existe qu’à un seul et unique endroit. Une facture que l’on verra classée dans la vue ‘Client/Projet/Factures’ sera aussi visible dans une vue dédiée aux factures ‘Factures en cours de traitement’ qui affichera des ‘sous-dossiers’ différents en fonction que la facture soit ‘Validée’, ‘Payée’ ou encore ‘En Litige’. Coté serveur, les Administrateurs réseau apprécieront la facilité avec laquelle on configure, on déploie, on sauvegarde, on restaure les Coffres M-Files ou encore que l’on met en place le WebAccess sur un IIS. La encore, M-Files se démarque par une architecture souple, ergonomique et performante qui trouve sa place dans un serveur Windows 2000 ou 2003 sans alourdir celui-ci de composants serveur complexes et critiques. La console d’administration de M-Files est un modèle de simplicité de configuration par clics.
M-Files est donc une GED complète qui offre aussi une architecture ouverte capable de s’interfacer aux progiciels de gestion de l’entreprise (ERP, CRM,...) grâce à ses APIs et sa capacité à se connecter facilement à toutes les Bases de Données. Des solutions de numérisation sont envisageable grâce aux fonctionnalités d’import et de classement automatisé.
Voilà donc un outil qui tient ses promesses à savoir "faciliter l’accès aux documents et à l’information de l’entreprise". L’entreprise retrouve une gestion "fonctionnelle" de ses documents et ’exit’ les dossiers traditionnels Windows lourds et inadaptés.
Cependant, si M-Files se caractérise par ses qualités, il n’exonèrera pas l’entreprise de passer par une réelle réflexion sur la façon de classer et de gérer le cycle de vie des documents. L’implantation d’une telle solution n’en sera, d’ailleurs, que plus facile. Un investissement qu’il n’est pas absurde d’envisager tellement les avantages sont nombreux. Il faudra maintenant passer le cap de la réflexion à celui du ’Go !’.
M-Files est distribué par StreamDesign (www.streamdesign.fr/m-files/) pour la France et quelques pays francophones. Contact : contact2 [at] streamdesign.fr Site Officiel M-Files : www.m-files.fr
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