Il sera la bible de toute entreprise qui souhaite développer une stratégie de dématérialisation et de facture électronique.
> Télécharger le guide
dimanche 21 février 2010
Guide de la facture numérique et de la dématérialisation
Édité par la Fédération Nationale des Tiers de Confiance, ce guide de la facture électronique fait le point sur la dématérialisation des factures et ses conséquences opérationnelles, juridiques et fiscales.
Il sera la bible de toute entreprise qui souhaite développer une stratégie de dématérialisation et de facture électronique.
> Télécharger le guide
Il sera la bible de toute entreprise qui souhaite développer une stratégie de dématérialisation et de facture électronique.
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mercredi 10 février 2010
Héberger son ERP
L'hébergement d'un ERP est une chose importante et stratégique. On ne peut pas opter pour un erp sans prendre un hébergement adapté.
A lire cette analyse des problématiques d'un hébergement ERP.
A lire cette analyse des problématiques d'un hébergement ERP.
mardi 9 février 2010
Les nécessités techniques d'un hébergement Web
Une note rapide pour signaler cet article dédiés à l'hébergement Web. On rappel qu'un hébergement Web professionnel ne peut se passer d'une externalisation auprès d'un professionnel capable d'assurer continuité de services, sécurité, back-up redondant et mise à jour des unix.
Dans le cadre d'une solution de GED, un hébergement dédié Web est nécessaire pour éviter de perdre tous les contenus du jour au lendemain...
> Article de Alma CS dédié à l'hébergement Web
Dans le cadre d'une solution de GED, un hébergement dédié Web est nécessaire pour éviter de perdre tous les contenus du jour au lendemain...
> Article de Alma CS dédié à l'hébergement Web
samedi 6 février 2010
Vidéo ludiques destinées à expliquer les avantages de la Gestion Electronique des Dossiers
NOVAXEL, numéro un de la GED intuitive, lance aujourd'hui une série de clips vidéo ludiques destinés à expliquer les avantages de sa solution logicielle d'organisation des entreprises par la Gestion Electronique des Dossiers. L'approche choisie est celle du Serious Game, jugé bien adapté à la fois aux sujets à traiter et aux cibles visées.
Au total, ce sont dix clips qui ont été créés
· Installation de Novaxel sur serveur
· Installation de Novaxel sur poste client
· La numérisation
· Le plan de classement (indexation)
· La capture d'impression
· Le classement des e-mails
· Les recherches
· La génération des PDF
· Les documents bureautiques
· La gestion des droits
Parmi ces dix clips, celui qui s'intéresse au classement des messages électroniques est le premier à être mis en avant.
« De nos jours, on constate que c'est par la voie de l'email que 90% de l'information arrive dans l'entreprise,» souligne Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de Novaxel. « Or la messagerie a une forte tendance à être vue par l'utilisateur comme un outil personnel, que chacun organise –ou n'organise pas- selon ses goûts.
Ce nouvel état de fait a surgi il y a une dizaine d'années, il prend en 2010 une ampleur énorme et a engendré des conséquences parfois désastreuses pour l'entrepreneur. Pensez qu'il fut un temps pas si éloigné, que des personnes encore en activité ont connu, où tout le courrier arrivait sur un bureau pour être ensuite distribué à l'intérieur de l'entreprise. Maintenant il tombe directement dans des boîtes email.
Même chose pour le courrier sortant, qui était alors dactylographié en trois exemplaires : l'original partait pas la Poste, deux exemplaire sur papier pelure restaient dans l'entreprise : l'un dans un classeur nommé 'chrono' où s'empilait le courrier par date, l'autre dans le classeur approprié au sujet. A présent, tout cela est réparti dans les boîte Outlook ou Lotus Notes de tous les collaborateurs. Tout a été dispersé, le manager n'a plus la vision globale, chacun a sa petite organisation, les règles de classement ont éclaté, c'est l'un des paradoxes apportés par l'ère de l'informatique omniprésente. Et en plus la facilité et la gratuité de l'email provoquent une inflation d'échanges. »
La GED, c'est aussi le Green Electronic Document
« Passer par un Serious Game nous a semblé bien correspondre à la cible que nous voulons toucher, celle que l'on a nommée la Génération Y, qui a grandi devant un écran, de télé d'abord puis d'ordinateur, qui a vu l'arrivée des jeux vidéo, qui est à l'aise pour communiquer par la technologie, apprécie les échanges ludique et est si habile à faire circuler le buzz sur Internet, » ajoute Martine Joulia-Cubizolles. « Le Serious Game est d'ailleurs bien adapté au marketing viral en associant intention sérieuse et ressort ludique ; ces 'jeux sérieux' permettent de dérouler une pédagogie amusante ; je parle de pédagogie, car s'organiser n'est pas naturel ; la rigueur, cela s'apprend, s'enseigne ; à tel point que Novaxel a été choisi pour figurer dans les manuels scolaires des principaux éditeurs que sont Hachette, Nathan et Foucher, pour l'édition 2009/2010 du programme de formation des BTS. »
« Le management a besoin d'accéder à la connaissance accumulée dans l'entreprise, qui est souvent de nos jours disséminée, fragmentée ; il en a besoin pour obtenir une vision globale et mieux décider. Nous ne pratiquons pas la GED en nous focalisant sur les tuyaux, les flux mais comme un concept d'organisation pour travailler autrement, et désormais aussi comme une approche aidant au respect de l'environnement, ce que nous appelons chez Novaxel le Green Electronic Document ! »
Pour voir le clip sur la gestion des emails sur YouTube :
http://www.youtube.com/watch?v=ahi4sVityT4
Pour voir le clip sur la gestion des emails sur le site de Novaxel :
http://www.novaxel2.com/assludique/videos/episode6_Emails/
Au total, ce sont dix clips qui ont été créés
· Installation de Novaxel sur serveur
· Installation de Novaxel sur poste client
· La numérisation
· Le plan de classement (indexation)
· La capture d'impression
· Le classement des e-mails
· Les recherches
· La génération des PDF
· Les documents bureautiques
· La gestion des droits
Parmi ces dix clips, celui qui s'intéresse au classement des messages électroniques est le premier à être mis en avant.
« De nos jours, on constate que c'est par la voie de l'email que 90% de l'information arrive dans l'entreprise,» souligne Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de Novaxel. « Or la messagerie a une forte tendance à être vue par l'utilisateur comme un outil personnel, que chacun organise –ou n'organise pas- selon ses goûts.
Ce nouvel état de fait a surgi il y a une dizaine d'années, il prend en 2010 une ampleur énorme et a engendré des conséquences parfois désastreuses pour l'entrepreneur. Pensez qu'il fut un temps pas si éloigné, que des personnes encore en activité ont connu, où tout le courrier arrivait sur un bureau pour être ensuite distribué à l'intérieur de l'entreprise. Maintenant il tombe directement dans des boîtes email.
Même chose pour le courrier sortant, qui était alors dactylographié en trois exemplaires : l'original partait pas la Poste, deux exemplaire sur papier pelure restaient dans l'entreprise : l'un dans un classeur nommé 'chrono' où s'empilait le courrier par date, l'autre dans le classeur approprié au sujet. A présent, tout cela est réparti dans les boîte Outlook ou Lotus Notes de tous les collaborateurs. Tout a été dispersé, le manager n'a plus la vision globale, chacun a sa petite organisation, les règles de classement ont éclaté, c'est l'un des paradoxes apportés par l'ère de l'informatique omniprésente. Et en plus la facilité et la gratuité de l'email provoquent une inflation d'échanges. »
La GED, c'est aussi le Green Electronic Document
« Passer par un Serious Game nous a semblé bien correspondre à la cible que nous voulons toucher, celle que l'on a nommée la Génération Y, qui a grandi devant un écran, de télé d'abord puis d'ordinateur, qui a vu l'arrivée des jeux vidéo, qui est à l'aise pour communiquer par la technologie, apprécie les échanges ludique et est si habile à faire circuler le buzz sur Internet, » ajoute Martine Joulia-Cubizolles. « Le Serious Game est d'ailleurs bien adapté au marketing viral en associant intention sérieuse et ressort ludique ; ces 'jeux sérieux' permettent de dérouler une pédagogie amusante ; je parle de pédagogie, car s'organiser n'est pas naturel ; la rigueur, cela s'apprend, s'enseigne ; à tel point que Novaxel a été choisi pour figurer dans les manuels scolaires des principaux éditeurs que sont Hachette, Nathan et Foucher, pour l'édition 2009/2010 du programme de formation des BTS. »
« Le management a besoin d'accéder à la connaissance accumulée dans l'entreprise, qui est souvent de nos jours disséminée, fragmentée ; il en a besoin pour obtenir une vision globale et mieux décider. Nous ne pratiquons pas la GED en nous focalisant sur les tuyaux, les flux mais comme un concept d'organisation pour travailler autrement, et désormais aussi comme une approche aidant au respect de l'environnement, ce que nous appelons chez Novaxel le Green Electronic Document ! »
Pour voir le clip sur la gestion des emails sur YouTube :
http://www.youtube.com/watch?v=ahi4sVityT4
Pour voir le clip sur la gestion des emails sur le site de Novaxel :
http://www.novaxel2.com/assludique/videos/episode6_Emails/
mercredi 3 février 2010
Gestion de Bibliothèque en Open Source
EVER TEAM, le leader français des logiciels de gestion documentaires, proposera désormais un logiciel complet de gestion de bibliothèque en mode Open Source. Cette nouvelle offre, baptisée OpenFlora est une solution intégrée conçue dans le respect des normes métier et des standards informatiques, avec une couverture fonctionnelle SIGB complète, dédiée à la gestion et à la valorisation de l'ensemble des collections des bibliothèques.
L'impact de la crise économique contraint les responsables de bibliothèques à revoir leurs budgets à la baisse sans pour autant stopper leurs projets de modernisation. Pour répondre à cette nouvelle donne, EVER TEAM a décidé d'offrir aux bibliothécaires la possibilité de mettre en œuvre une version Open Source de Flora Library, le logiciel de bibliothèques leader en France, tout en respectant leurs contraintes structurelles et financières. OpenFlora capitalise sur le savoir faire d'EVER TEAM depuis 20 ans dans le domaine des bibliothèques et évoluera en parallèle à Flora Library, dont il est issu, afin de satisfaire les besoins de la base installée.
Cette annonce stratégique permettra aux bibliothèques de relancer des projets d'équipement et permettra de créer une véritable communauté d'utilisateurs autour de la solution de gestion de bibliothèques OpenFlora. Ces dernières pourront alors facilement faire évoluer l'offre en fonction de leurs attentes, notamment en matière de Web 2.0. La compétence de partenaires intégrateurs et consultants experts de l'environnement Flora comme le Groupe SERDA contribuera à garantir le succès des projets OpenFlora chez leurs futurs clients.
La version d'OpenFlora certifiée par EVER TEAM bénéficiera d'une offre complète de support et de maintenance avec plusieurs niveaux de prestation. Les développeurs de la communauté disposeront quant à eux de nombreuses ressources et d'une forge pour héberger les sources de leurs projets. EVER TEAM mettra à disposition de ses clients et partenaires des prestations à forte valeur ajoutée : formation, conseil, paramétrages à la demande, ou transfert de compétences.
Les autres logiciels de la gamme Flora (Flora Musées et Flora Archives) continueront à être commercialisés sous licence, comme les modules additionnels pour OpenFlora (GED, RFID, etc…). Les utilisateurs de Flora Library continueront à bénéficier des prestations de maintenance auxquelles ils sont habitués.
« Pour les 20 ans d'EVER TEAM, nous souhaitons offrir à nos clients et aux nombreuses bibliothèques françaises les moyens de déployer OpenFlora et bénéficier de toute sa richesse fonctionnelle dans un cadre budgétaire limité. Cette décision devrait largement contribuer à redynamiser le marché et créer une nouvelle émulation au sein de notre communauté d'utilisateurs. Le passage à l'Open Source est plus que jamais une réponse pertinente et adaptée aux besoins et attentes de nos clients dans le secteur des bibliothèques» déclare Jacques SEBAG, Directeur général d'EVER TEAM.
L'impact de la crise économique contraint les responsables de bibliothèques à revoir leurs budgets à la baisse sans pour autant stopper leurs projets de modernisation. Pour répondre à cette nouvelle donne, EVER TEAM a décidé d'offrir aux bibliothécaires la possibilité de mettre en œuvre une version Open Source de Flora Library, le logiciel de bibliothèques leader en France, tout en respectant leurs contraintes structurelles et financières. OpenFlora capitalise sur le savoir faire d'EVER TEAM depuis 20 ans dans le domaine des bibliothèques et évoluera en parallèle à Flora Library, dont il est issu, afin de satisfaire les besoins de la base installée.
Cette annonce stratégique permettra aux bibliothèques de relancer des projets d'équipement et permettra de créer une véritable communauté d'utilisateurs autour de la solution de gestion de bibliothèques OpenFlora. Ces dernières pourront alors facilement faire évoluer l'offre en fonction de leurs attentes, notamment en matière de Web 2.0. La compétence de partenaires intégrateurs et consultants experts de l'environnement Flora comme le Groupe SERDA contribuera à garantir le succès des projets OpenFlora chez leurs futurs clients.
La version d'OpenFlora certifiée par EVER TEAM bénéficiera d'une offre complète de support et de maintenance avec plusieurs niveaux de prestation. Les développeurs de la communauté disposeront quant à eux de nombreuses ressources et d'une forge pour héberger les sources de leurs projets. EVER TEAM mettra à disposition de ses clients et partenaires des prestations à forte valeur ajoutée : formation, conseil, paramétrages à la demande, ou transfert de compétences.
Les autres logiciels de la gamme Flora (Flora Musées et Flora Archives) continueront à être commercialisés sous licence, comme les modules additionnels pour OpenFlora (GED, RFID, etc…). Les utilisateurs de Flora Library continueront à bénéficier des prestations de maintenance auxquelles ils sont habitués.
« Pour les 20 ans d'EVER TEAM, nous souhaitons offrir à nos clients et aux nombreuses bibliothèques françaises les moyens de déployer OpenFlora et bénéficier de toute sa richesse fonctionnelle dans un cadre budgétaire limité. Cette décision devrait largement contribuer à redynamiser le marché et créer une nouvelle émulation au sein de notre communauté d'utilisateurs. Le passage à l'Open Source est plus que jamais une réponse pertinente et adaptée aux besoins et attentes de nos clients dans le secteur des bibliothèques» déclare Jacques SEBAG, Directeur général d'EVER TEAM.
Révolution dans le monde de la GED
Si le coût moyen d’une licence d’un logiciel de GED se situe entre 800 et 1300 EUR, M-Files annonce à moins de 400 Euro la licence nominative et moins de 600 Euros pour la licence flottante (concurrente). Le coût d’acquisition n’étant pas seulement basé sur le coût des licences mais aussi sur celui de la mise en place d’un tel système (installation, prototypage, déploiement, etc.). A ce titre, M-Files permet de réduire les coûts de mise en place de par sa simplicité innovante.
M-Files est une GED Client/Serveur dans un environnement Windows et se fait donc remarquer sur le marché pour l’exploit qu’il représente en terme de facilité d’utilisation, de mise en route, d’administration et de performance. Pour les utilisateurs de Windows 2000, XP ou Vista, M-Files apporte l’avantage de rester dans l’environnement habituel : l’Explorateur de Fichiers de Windows pour accéder aux documents. Telle une unité réseau, et d’offrir tout ce que l’on demande à une solution GED ; centralisation des documents, collaboration, arborescence dynamique, moteur de recherche sur les métadonnées ou le contenu des documents, historique des versions (traçabilité), verrouillage/publication, workflow/gestion des processus de validation d’un document, notifications par eMail (au cas par cas ou automatisées), import et archivage des emails, droits d’accès aux documents, gestion des utilisateurs et des groupes intégrée et totalement compatible Active Directory, rapidité d’accès, mode nomade, Accès Web via Internet ou pour les postes sous Linux ou Mac...
Le réel point fort est pour l’utilisateur. Pas de nouvelle interface.
Juste l’Explorateur de fichiers de Windows. Toutes les informations nécessaires d’un document sont visibles simplement en sélectionnant le document. Toutes les actions se font par un simple clic-droit sur le document : propriétés, historique, verrouillage, relations inter-documents, affectation à un utilisateur (l’envoi par mail d’une notification est automatique et transparente), changement d’étape du document dans un flux de travail, etc. Déposer un document dans M-Files est aussi simple qu’un glisser/déposer.
M-Files ouvre alors une case de dialogue vous demandant ce qu’est le document. On choisit parmi une liste de types de documents concoctée pour les besoins (Facture, Devis, Article de Presse, PV de réunion, Correspondance, Photo, Relevé bancaire, etc.) et, en fonction du type choisi, une liste de métadonnées sont à remplir, obligatoire ou non.
Les autorisations sont automatiquement définies et le document est alors publié et classé. Depuis Word, un simple ‘Enregistrer sous’ en choisissant le Coffre M-Files, comme si on choisissait un lecteur réseau, se fait le plus naturellement possible.
Coté ‘Dossiers’ de l’Explorateur, les répertoires traditionnels de Windows sont remplacés par des Dossiers bleus qui sont, en réalité, des vues dynamiques. Une sorte de méthode ‘logique’ de classement du document. Par exemple, voir les documents par Client, puis par Projet. Ainsi, on peut voir des documents dans plusieurs vues même si le document n’existe qu’à un seul et unique endroit. Une facture que l’on verra classée dans la vue ‘Client/Projet/Factures’ sera aussi visible dans une vue dédiée aux factures ‘Factures en cours de traitement’ qui affichera des ‘sous-dossiers’ différents en fonction que la facture soit ‘Validée’, ‘Payée’ ou encore ‘En Litige’. Coté serveur, les Administrateurs réseau apprécieront la facilité avec laquelle on configure, on déploie, on sauvegarde, on restaure les Coffres M-Files ou encore que l’on met en place le WebAccess sur un IIS. La encore, M-Files se démarque par une architecture souple, ergonomique et performante qui trouve sa place dans un serveur Windows 2000 ou 2003 sans alourdir celui-ci de composants serveur complexes et critiques. La console d’administration de M-Files est un modèle de simplicité de configuration par clics.
M-Files est donc une GED complète qui offre aussi une architecture ouverte capable de s’interfacer aux progiciels de gestion de l’entreprise (ERP, CRM,...) grâce à ses APIs et sa capacité à se connecter facilement à toutes les Bases de Données. Des solutions de numérisation sont envisageable grâce aux fonctionnalités d’import et de classement automatisé.
Voilà donc un outil qui tient ses promesses à savoir "faciliter l’accès aux documents et à l’information de l’entreprise". L’entreprise retrouve une gestion "fonctionnelle" de ses documents et ’exit’ les dossiers traditionnels Windows lourds et inadaptés.
Cependant, si M-Files se caractérise par ses qualités, il n’exonèrera pas l’entreprise de passer par une réelle réflexion sur la façon de classer et de gérer le cycle de vie des documents. L’implantation d’une telle solution n’en sera, d’ailleurs, que plus facile. Un investissement qu’il n’est pas absurde d’envisager tellement les avantages sont nombreux. Il faudra maintenant passer le cap de la réflexion à celui du ’Go !’.
M-Files est distribué par StreamDesign (www.streamdesign.fr/m-files/) pour la France et quelques pays francophones. Contact : contact2 [at] streamdesign.fr Site Officiel M-Files : www.m-files.fr
mardi 2 février 2010
A lire chez ArchiMag : ECM et Ged open source
Le succès des solutions de gestion électronique de documents (Ged) open source s’explique notamment par l’importance du spectre fonctionnel couvert.
Ces solutions permettent de proposer au marché des offres de Ged complètes utilisant des formats ouverts et reposant sur les meilleurs composants libres. Il est possible de manière industrielle d’accéder à de nombreuses fonctionnalités avancées qui couvrent toutes les étapes du cycle de vie d’un document.
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Ces solutions permettent de proposer au marché des offres de Ged complètes utilisant des formats ouverts et reposant sur les meilleurs composants libres. Il est possible de manière industrielle d’accéder à de nombreuses fonctionnalités avancées qui couvrent toutes les étapes du cycle de vie d’un document.
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Hébergement Haute Disponibilité, le blog
Hébergement Haute Disponibilité est un blog dédié à l'actualité des solutions d'hébergement et de gestion de contenus en ligne.
Hébergement Haute Disponibilité, le blog qui vous en dit plus sur les solutions d’hébergement CMS et GED.
News, communiqués, bibliographie et avis d’expert, HHD est le blog d’actualité dédié aux hébergements de haut niveau.
Être disponible, avoir recours au bon hébergeur, savoir ce qu’un temps de rétablissement veut dire… les hébergements de site Web sont devenus un enjeu dans le monde des sites Internet. Le taux de disponibilité est également un critère qui sera, entre autres, gage du succès de votre site Internet, de votre site e-commerce voire de votre référencement
> Le blog HHDD : http://hebergement-haute-disponibilite.blogspot.com/
Hébergement Haute Disponibilité, le blog qui vous en dit plus sur les solutions d’hébergement CMS et GED.
News, communiqués, bibliographie et avis d’expert, HHD est le blog d’actualité dédié aux hébergements de haut niveau.
Être disponible, avoir recours au bon hébergeur, savoir ce qu’un temps de rétablissement veut dire… les hébergements de site Web sont devenus un enjeu dans le monde des sites Internet. Le taux de disponibilité est également un critère qui sera, entre autres, gage du succès de votre site Internet, de votre site e-commerce voire de votre référencement
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lundi 1 février 2010
La GED une application critique qui mérite le bon hébergement
Les solutions GED, qu'elles soient open source ou propriétaires, méritent un hébergement d'applications critiques. Les données sont tellement importantes et le nombre d'utilisateurs peut compliquer la gestion des serveurs.
> Lire cette analyse des solutions d'hébergement critiques
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