Le document intelligent dans l'entreprise

Des chercheurs de Palo Alto (PARC) travaillent à un logiciel qui catégorise les informations d’un document, selon leur sensibilité et leurs destinataires. Imaginez que lors de la production d’un document vous puissiez déterminer les informations lisibles en fonction de leur lecteur,
un seul document et plusieurs lectures.



Nous devons dès maintenant, dès la création d’un document, l’organiser pour le rendre intelligent, classer et hiérarchiser les données selon leur sensibilité et bien sûr en fonction des différents types de destinataire. (page, colonne, zone, etc.)
Pour la sécurité et la confidentialité mais surtout et peut être est-ce la première finalité,


donnez la bonne information, au bon moment,à la bonne personne.




En fonction du profil utilisateur, voir uniquement et traiter les données utiles, quel profit !


Ne VOIR que les informations indispensables dans le processus normal sans pollution de données inutiles et parfois troublantes.


Sans oublier bien sûr que cette approche facilite la sécurisation des documents et leurs archivages.

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Repenser l’organisation humaine de l’entreprise



pour que la bonne personne (dans l’entreprise, ou hors de l’entreprise)

dispose de la bonne information (l’information nécessaire pour atteindre les objectifs recherchés)

au bon moment. (productivité et durée optimale)

Des acteurs, des tâches, des documents, des objectifs !!!

L’entreprise, une organisation complexe doit faire face avec les NTIC à un afflux d’informations de plus important et souvent mal canalisé.

Or chacun des acteurs, du chef d’entreprise à l’exécutant, pour jouer harmonieusement leurs rôles, a besoin de disposer de l’information utile et nécessaire à la prise de décision ou de son exécution au bon moment.

Un mot clé : la traçabilité active.

Savoir qui doit faire et qui a fait définissent le mode organisationnelle de l’ entreprise,  de la création d’un document, la diffusion dans et hors de l’entreprise à l’archivage. En effet, dès la création d’un document, doivent être définis, les fonctions, les intervenants, les rôles, et les procédures pour valider et diffuser le document dans et hors de l’entreprise jusqu’à l’archivage. 

Dès son entrée dans l’entreprise, le document, quelque soit son mode d’entrée : courrier, fax, mèl, sms, message…
Un circuit de circulation du document doit être proposé, ce circuit de validation et de diffusion pouvant être amendé en temps réel.


Toutes ces définitions étant enregistrées dans un moteur de règles de gestion.
Ce moteur étant suffisamment souple pour s’enrichir au fur et à mesure. et pour alimenter au fil du temps, l’organisation correspondante au schéma très complet de la structure de l'entreprise.
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l’AERES se dote de la GED freedom

L’Agence d’Evaluation de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur (AERES) se dote de la GED freedom pour sa documentation et le suivi des évaluations.

L’AERES a choisi freedom pour faciliter les échanges entre les experts, les entités et les structures administratives, tout en consolidant les informations au sein d’un unique dispositif. La souplesse de freedom et sa capacité d’adaptation par simple paramétrage va permettre de réaliser ce projet essentiel en un minimum de temps tout en étant parfaitement respectueux des standards documentaire et d’échange d’information.

A propos de l’AERES

L’Agence d’Evaluation de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur (AERES), est l’autorité publique indépendante chargée d’évaluer les établissements d’enseignement supérieur et les organismes de recherche, l’activité de recherche des unités de recherche, les formations et les diplômes des établissements d’enseignement supérieur, sous contrat quadriennal avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

A propos d’anakeen

anakeen développe freedom (free document management) et permet à ses clients de bénéficier de sa haute expertise en terme de processus informationnel. anakeen paramètre et met en oeuvre sa solution de gestion de contenu d’entreprises (ECM) selon le modèle open source, sans coût de licence et sur le principe de prestations et souscription. La première version de freedom a été publiée en 2004, mais sa mise sur le marché a commencé il y a 6 mois.

Le premier cas pédagogique sur la GED

Deux professeurs de l’ESCEM s’appuient sur NOVAXEL pour réaliser le premier cas pédagogique sur la GED.

LYON, le 28 septembre 2009 – NOVAXEL, numéro un de la solution GED intuitive, met à l’honneur le tout premier cas pédagogique réalisé sur la Gestion Electronique de Documents, par une équipe pédagogique composée de deux professeurs de l’ESCEM (Groupe Ecole Supérieure de Commerce Et de Management Tours-Poitiers).

Pour la toute première fois, un cas pédagogique portant sur les usages et les applications de la Gestion Electronique de Documents (GED) en entreprise a été réalisé, suivant l’initiative de deux professeurs de l’ESCEM, Géraldine de la Rupelle, professeur de Systèmes d’Information et Anne-Marie Fray, professeur de Ressources Humaines. L’ESCEM aborde le thème des nouvelles technologies dans le cadre du cours de 30 heures dispensé sur le Management des Systèmes d’Information depuis 1997. La solution GED étant une technologie nécessaire à un nombre de plus en plus important d’entreprises, notamment celles qui comme les assurances gèrent un grand volume de papier, il était tout naturel de présenter aux élèves le procédé et ses applications, tels qu’ils pourront les rencontrer sur leur parcours professionnel. Cette étude de cas, basée sur le témoignage client de la société ALLIANZ et sur l’aide technique de NOVAXEL, a donc pour vocation d’aider les élèves à mieux appréhender le concept, les enjeux et la démarche d’une  solution GED , et de leur permettre d’en comprendre l’intérêt grâce à des démonstrations pratiques dans une situation réelle.

Pourquoi avoir choisi ALLIANZ et NOVAXEL pour illustrer cette étude ?

Géraldine de la Rupelle explique ce choix : « Le cas de la société ALLIANZ est apparu comme une belle illustration de la Gestion Electronique de Documents en entreprise : en tant qu’assureur ALLIANZ, est amené à gérer une grande quantité de papier et la mise en place et l’usage de la solution GED NOVAXEL chez les agents se révèle être une réussite tant sur le plan technologique qu’organisationnel. D’autre part, le secteur des assurances est attractif pour les diplômés des Ecoles de Commerce, l’étude de cas était un bon moyen de le leur faire découvrir un peu plus concrètement. Ensuite, NOVAXEL est reconnu comme le leader, l’éditeur de référence sur le marché de la Gestion Electronique de Documents. Il est important de souligner que NOVAXEL s’est montré rapidement précurseur dans son domaine et son expérience nous a confortées dans notre choix. Enfin, NOVAXEL partage des valeurs communes avec celles de l’ESCEM : engagement, intégrité, curiosité et humilité ».

Au-delà de l’aide pédagogique pratique que cette étude pourra apporter aux élèves, elle sera également mise à disposition des enseignants et des formateurs en entreprise au format DVD ou en téléchargement payant uniquement sur le site de NOVAXEL. Ce public d’enseignants est très attentif à ce type de produits, d’autant plus que les cas d’applications sont rares - surtout en termes de contenus multimédia, qui procurent une dimension interactive à l’apprentissage.

Le DVD contient des vidéos, notamment l’interview d’un directeur d’agence ALLIANZ en région parisienne, le témoignage de la personne en charge du monitorat informatique ALLIANZ et l’intervention de Jean-Dominique Romieux, PDG de NOVAXEL. Plusieurs démonstrations de la solution de GED NOVAXEL sont également intégrées sur le DVD pour en comprendre facilement le fonctionnement.

Et pour tout achat de l’étude sur la GED entre le 1er octobre et 31 octobre, NOVAXEL prend à sa charge 50% du prix total de l’étude : soit 750€ seulement (au lieu de 1500€).

http://www.novaxel2.com/ESCEM/ged.htm

Il y a aussi du nouveau pour cette rentrée scolaire 2009 : ce n’est pas moins de 200 établissements scolaires publics et privés en France, dispensant une formation BTS, qui intégreront de 1 à 3 jours de formation sur la  solution GED , à leur programme d’enseignement scolaire.

Le logiciel de GED NOVAXEL a été retenu comme référence par les principaux éditeurs de manuels scolaires que sont Hachette, Nathan et Foucher, pour l’édition 2009/2010 du programme de formation des BTS.

Il est essentiel de maîtriser la  solution GED pour être capable de trouver le bon document au bon moment et maintenir ainsi un niveau d’organisation optimal. Le gain de temps et les économies dégagées sont considérables, car il faut savoir que l’organisation est l’aspect le plus souvent négligé et que son absence peut coûter cher à l’entreprise.

Là où un simple navigateur trouve ses limites dans le classement et la recherche des documents, NOVAXEL, le logiciel dédié à l’organisation électronique des documents, propose de nombreuses fonctions adaptées à chaque métier avec une grande simplicité d’utilisation.

Une version pédagogique du logiciel NOVAXEL sera offerte à tous les établissements scolaires qui en feront la demande à vpe@novaxel.tm.fr, afin de permettre aux élèves de découvrir ces nouvelles pratiques désormais au programme.

Hébergement haute disponibilité Alfresco

Hébergement Alfresco est une solution open source qui fait office de référence dans le cadre de la politique de gestion des contenus corporate. L'entreprise qui souhaite disposer d'une véritable solution de gestion de ses contenus internes stratégique serait bien inspirée de s'en reprise à une solution comme Hébergement Alfresco.



L'Hébergement Alfresco repose sur une démarche open source avec une grande communauté d'utilisateurs. Ainsi, fort de cette communauté, Hébergement Alfresco, dispose quotidiennement d'amélioration. Un Hébergement Alfresco permet d'optimiser la gestion du contenu d'entreprise


> Solution gestion du contenu d'entreprise & hébergement Alfresco

GED et E-commerce

Perfect Sale propose une solution technologique pour les entreprises associant solution GED et e-commerce en ligne.

Vous bénéficiez de cette manière d'un environnement de GED (GED + Wiki + Blog interne) afin de développer au mieux votre activité en ligne de e-commerce

La solution de GED e-commerce de Perfect Sale, c'est :

• Wiki
• Création de répertoire
• Création de pages HTML
• Stockage de documents (PDF, DOC, OpenOffice...)
• Tracker de gestion de projet
• Accès sous login mot de passe

> Voir l'offre de Perfect Sale : GED e-commerce

Gestion de votre documentation : instructions de collecte et tri des archives

Recensement des tableaux de gestion réalisés en 2008 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2009/031 du 31 décembre 2009

Recensement des tableaux de gestion d'archives réalisés en 2007 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2009/022 du 22 septembre 2009

Gestion des archives dans le cadre de la réforme de l'organisation des services territoriaux de l'Etat
Instruction DPACI/RES/2009/007 du 23 mars 2009
Lettre conjointe des ministres de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales et de la culture aux préfets et hauts commissaires

Recensement des tableaux de gestion d'archives réalisés en 2006 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2008/013 du 2 septembre 2008

Recensement des tableaux de gestion d'archives réalisés en 2005 par les services départementaux d'archives
Instruction DPACI/RES/2007/015 du 10 septembre 2007

Recensement des tableaux de gestion élaborés par les services d'archives départementales en 2004
Instruction DPACI/RES/2006/009 du 15 septembre 2006

Modalités de délivrance du visa d'élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique
Instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005

Suivi des questions soulevées par la décentralisation de certaines compétences
Instruction DPACI/RES/2005/014 du 29 juillet 2005

Liste des tableaux de gestion élaborés par les services d'archives départementales en 2003
Instruction DPACI/RES/2005/016 du 21 septembre 2005

Gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État
Circulaire du 2 novembre 2001

Modèle de convention par laquelle les archives d'un établissement public national peuvent être remises en dépôt à un service départemental d'archives
Note AD 11866 du 24 novembre 1993

Un knol dédié aux solution de GED et Documentaire

La gestion électronique des documents est cruciale et stratégique dans un monde où la majeure partie des échanges se font par documents numérique formatés ou non (PDF, DOC, Open Office) et par courrier électronique. Comment développer sa solution du GED et documentaire.

A lire ce Knol dédié aux solutions ged et documentaire.